মাইক্রোসফট ওয়ার্ড একটি ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রাম যা আপনাকে রিপোর্ট ও বই থেকে শুরু করে চিঠি ও জীবনবৃত্তান্তের মতো বিভিন্ন ধরনের ডকুমেন্ট তৈরি করতে সাহায্য করে। ওয়ার্ডের সবচেয়ে দরকারি বৈশিষ্ট্যগুলোর মধ্যে একটি হলো টেমপ্লেট তৈরি করার ক্ষমতা ; এগুলো হলো এমন সাধারণ ডকুমেন্ট যাতে আপনার বারবার ব্যবহার করতে চাওয়া ফরম্যাটিং এবং বিষয়বস্তু থাকে।
টেমপ্লেট ব্যবহার করলে, প্রতিটি ক্ষেত্রে আমাদের শুধু নির্দিষ্ট ডেটা পরিবর্তন করতে হয়, যা একই ধরনের ডকুমেন্ট তৈরি করার সময় আমাদের সময় ও শ্রম বাঁচায় । এই আর্টিকেলে উইন্ডোজ এবং ম্যাকের জন্য মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে কীভাবে টেমপ্লেট তৈরি করতে হয়, তা ধাপে ধাপে ব্যাখ্যা করা হবে। এছাড়াও আমরা শিখব কীভাবে আমাদের তৈরি করা বা ডাউনলোড করা টেমপ্লেটগুলো সংরক্ষণ, পরিবর্তন এবং ব্যবহার করতে হয়।
Word এ একটি টেমপ্লেট কি
ওয়ার্ড টেমপ্লেট হলো এমন একটি ডকুমেন্ট, যাতে সেই ডিজাইন, স্টাইল এবং বিষয়বস্তু থাকে যা আমরা অন্যান্য ডকুমেন্টে ব্যবহার করতে চাই। উদাহরণস্বরূপ, আমরা ব্যবসায়িক চিঠির জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে পারি, যাতে আমাদের কোম্পানির লোগো, ফন্টের ধরন ও আকার, মার্জিন, হেডার ও ফুটার, এবং প্রচলিত সম্ভাষণ ও সমাপ্তি বাক্য অন্তর্ভুক্ত থাকে। সুতরাং, যখনই আমরা একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে চাই, আমাদের শুধু টেমপ্লেটটি খুলে প্রাপকের তথ্য এবং বিষয় পরিবর্তন করতে হয়।
টেমপ্লেট আমাদের প্রতিটি উপাদান ম্যানুয়ালি কনফিগার না করেই অভিন্ন ও পেশাদার চেহারার ডকুমেন্ট তৈরি করতে সাহায্য করে । এগুলি আমাদের ডকুমেন্ট জুড়ে সামঞ্জস্য বজায় রাখতে এবং ভুল এড়াতেও সহায়তা করে।
ওয়ার্ডের পূর্ব-পরিকল্পিত টেমপ্লেটগুলো রিপোর্ট, জীবনবৃত্তান্ত, চালান, আমন্ত্রণপত্রসহ বিভিন্ন ধরনের ডকুমেন্টের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনি এগুলো ফাইল > নতুন মেনুতে খুঁজে পাবেন এবং আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী সবচেয়ে উপযুক্তটি বেছে নিতে পারেন। এছাড়া আপনি মাইক্রোসফট ওয়েবসাইট বা অন্যান্য ওয়েবসাইট থেকেও অতিরিক্ত টেমপ্লেট সংগ্রহ করতে পারেন।
আরেকটি উপায় হলো বিদ্যমান ডকুমেন্ট থেকে কাস্টম টেমপ্লেট তৈরি করা। এটি করার জন্য, ডকুমেন্টটিতে ম্যাক্রো আছে কি না তার উপর নির্ভর করে সেটিকে .dotx বা .dotm এক্সটেনশন দিয়ে একটি টেমপ্লেট হিসেবে সেভ করুন । এরপর, আপনি File > New > Custom মেনু থেকে অথবা যে ফোল্ডারে এটি সেভ করেছেন সেখান থেকে টেমপ্লেটটি অ্যাক্সেস করতে পারবেন। এর মাধ্যমে আপনি টেমপ্লেটটি পরিবর্তন করতে বা এর উপর ভিত্তি করে নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারবেন।
উইন্ডোজে কিভাবে একটি টেমপ্লেট তৈরি করবেন
আরিয়া-ইসলামির উইন্ডোজ
উইন্ডোজের জন্য ওয়ার্ডে একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে আমরা এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারি:
- ওপেন ওয়ার্ড। তারপর ট্যাবে ক্লিক করুন "ফাইল"।
- ক্লিক করুন নুয়েভো এবং তারপর ফাঁকা নথিতে।
- বেস ডকুমেন্ট তৈরি করুন যা আমরা একটি টেমপ্লেট হিসাবে ব্যবহার করতে চাই, পছন্দসই বিন্যাস এবং বিষয়বস্তু প্রয়োগ করুন। আমরা পরিবর্তন করতে পারি চিঠির ধরন এবং আকার, রং, মার্জিন, হেডার এবং ফুটার, টেবিল, ছবি ইত্যাদি। রিবন টুল দিয়ে। এছাড়াও আমরা পাঠ্য ক্ষেত্র যোগ করতে পারি বা স্থানধারক নির্ধারণ করতে যেখানে আমরা প্রতিটি নথির পরিবর্তনশীল ডেটা প্রবেশ করতে চাই।
- বেস ডকুমেন্ট তৈরি করার পর ট্যাবে ক্লিক করুন "ফাইল" এবং "এভাবে সংরক্ষণ করুন" নির্বাচন করুন.
- টেমপ্লেট স্টোরেজ অবস্থান নির্বাচন করুন. আমরা এটিকে আমাদের কম্পিউটারে বা ক্লাউডে যেকোনো ফোল্ডারে সংরক্ষণ করতে পারি, কিন্তু যদি আমরা এটি দেখতে চাই টেমপ্লেট তালিকা Word-এ উপলব্ধ, আমাদের অবশ্যই এটি অফিস কাস্টম টেমপ্লেট ফোল্ডারে সংরক্ষণ করতে হবে, যা ডকুমেন্টস ফোল্ডারের ভিতরে রয়েছে।
- টেমপ্লেটটিকে একটি নাম দিন এবং ফাইলের ধরনটি বেছে নিন শব্দ টেমপ্লেট (*.dotx)।
- অপশনে ক্লিক করুন "রাখুন"
কিভাবে Mac এ একটি টেমপ্লেট তৈরি করবেন
ম্যাকের জন্য ওয়ার্ডে একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে আমরা এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারি:
- ওপেন ওয়ার্ড। ফাইল এবং তারপর নতুন নির্বাচন করুন দলিল
- বেস ডকুমেন্ট তৈরি করুন যা আমরা একটি টেমপ্লেট হিসাবে ব্যবহার করতে চাই, পছন্দসই বিন্যাস এবং বিষয়বস্তু ব্যবহার করে। টুলবার আমাদের ফন্ট, আকার, রং, মার্জিন, শিরোনাম এবং ফুটার, টেবিল, ছবি ইত্যাদি সমন্বয় করতে দেয়।
- বেস ডকুমেন্ট তৈরি করার পর ক্লিক করুন ফাইল এবং তারপর সংরক্ষণ করুন টেমপ্লেট হিসাবে।
- স্টোরেজ অবস্থান নির্বাচন করুন টেমপ্লেটের। আমরা যদি এটি উপলব্ধ ওয়ার্ড টেমপ্লেটের তালিকায় উপস্থিত করতে চাই, তাহলে আমাদের অবশ্যই এটি /Users/username/Library/Groups/UBF8T346G9.Office/Contents/Templates ফোল্ডারে সংরক্ষণ করতে হবে।
- টেমপ্লেট একটি নাম দিন এবং Word টেমপ্লেট (.dotx) ফাইলের ধরন নির্বাচন করুন।
- বাটনে ক্লিক করুন "রাখুন"
কিভাবে ওয়ার্ড টেমপ্লেট ব্যবহার এবং পরিবর্তন করতে হয়
আমরা ওয়ার্ডে একটি টেমপ্লেট তৈরি বা ডাউনলোড করার পরে সংরক্ষণ, পরিবর্তন এবং ব্যবহার করতে পারি:
- একটি টেমপ্লেট সংরক্ষণ করতে, এটি তৈরি করার জন্য আমাদের অবশ্যই একই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে হবে, কিন্তু আমাদের অবশ্যই New এর পরিবর্তে Save বা Save As অপশনটি বেছে নিতে হবে।
- একটি টেমপ্লেট পরিবর্তন করতে, আমরা এটি একটি স্বাভাবিক নথি হিসাবে খুলতে হবে, আমরা যে পরিবর্তন করতে চাই তা করুন এবং তারপরে একই নাম এবং ফাইলের ধরন দিয়ে সংরক্ষণ করুন। এর সাথে সংরক্ষণ বিকল্পটিকে বিভ্রান্ত না করা গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে সংরক্ষণ করুন, যেহেতু পূর্ববর্তীটি একটি টেমপ্লেটের পরিবর্তে একটি নতুন নথি তৈরি করবে।
- একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করতে, Word খুলুন এবং ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন। তারপর নতুন ক্লিক করুন এবং উপলব্ধ টেমপ্লেটের তালিকা থেকে একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করুন। আমরা যে টেমপ্লেটটি চেয়েছিলাম তা খুঁজে না পেলে, আমরা কাস্টমাইজ বোতামে ক্লিক করতে পারি এবং এটি অনুসন্ধান করতে পারি ফোল্ডারে যেখানে আমরা এটি সংরক্ষণ করেছি। আমরা টেমপ্লেটটি খোলার পরে প্রতিটি নথির পরিবর্তনশীল ডেটা পরিবর্তন করতে এবং একটি ভিন্ন নামে সংরক্ষণ করতে সক্ষম হব।
শত শত সম্ভাবনা
ওয়ার্ডে টেমপ্লেট তৈরি করা একটি কার্যকরী উপায়, যার মাধ্যমে প্রতিবার সমস্ত উপাদান ম্যানুয়ালি কনফিগার না করেই পেশাদার চেহারার ডকুমেন্ট তৈরি করা যায়। আমরা মাত্র কয়েকটি ধাপে আমাদের প্রোজেক্টের জন্য প্রয়োজনীয় টেমপ্লেট তৈরি, সংরক্ষণ, পরিবর্তন এবং ব্যবহার করতে পারি। আমাদের টেমপ্লেটগুলোকে মানিয়ে নিতে ও কাস্টমাইজ করার জন্য ওয়ার্ড বিভিন্ন ধরনের টুল সরবরাহ করে ।
ওয়ার্ড টেমপ্লেট ব্যবহারের মাধ্যমে আমরা আমাদের ডকুমেন্টগুলোর সংগতি ও সামঞ্জস্য নিশ্চিত করতে পারি। এর ফলে আমরা আমাদের পাঠক বা ক্লায়েন্টদের কাছে আরও গুরুগম্ভীর ও পেশাদারী একটি ভাবমূর্তি তুলে ধরতে পারি। টেমপ্লেট আমাদের সমস্ত ডকুমেন্টে একটি অভিন্ন শৈলী, বিন্যাস এবং বিষয়বস্তু বজায় রাখতে সক্ষম করে।
তাছাড়া, ওয়ার্ডে টেমপ্লেট তৈরি করলে প্রতিবার একই ধরনের ডকুমেন্ট তৈরির সময় আমাদের একই প্রক্রিয়ার পুনরাবৃত্তি এড়ানো যায়। ফলে, আমরা আরও সৃজনশীল বা অর্থপূর্ণ কাজে বেশি সময় দিতে পারি । আমাদের ডকুমেন্টের কার্যকারিতা ও গুণমান উন্নত করার জন্য টেমপ্লেট একটি অত্যন্ত দরকারি উপকরণ। একবার চেষ্টা করে দেখলে কেমন হয়?