ডিজাইনার এবং সৃজনশীলদের জন্য অপরিহার্য এক্সেল ফর্মুলা

আপনি যদি ডিজাইন, ইলাস্ট্রেশন, ভিডিও বা অন্য কোনো সৃজনশীল ক্ষেত্রে কাজ করেন, তাহলে সম্ভবত আপনার মনে হয় যে এক্সেল আপনার জন্য নয়। তবে, প্রকল্প, বাজেট, সময়সীমা এবং গ্রাহকদের গুছিয়ে রাখার জন্য একটি সাধারণ স্প্রেডশিট আপনার সেরা সহযোগী হয়ে উঠতে পারে।মূল চাবিকাঠি শুধু সুন্দর টেবিলগুলোর মধ্যেই নয়, বরং সেই ফর্মুলাগুলোর মধ্যেও নিহিত, যা ওই ডেটাকে দরকারি তথ্যে রূপান্তরিত করে।

এক্সেল শুধু সংখ্যা যোগ করার চেয়েও অনেক বেশি কিছু। এটি একটি বিশ্লেষণ, পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণ সরঞ্জাম, যা সঠিকভাবে ব্যবহার করা হলে আপনার ঘণ্টার পর ঘণ্টা পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ বাঁচিয়ে দেয়।আপনাকে শত শত ফাংশন মুখস্থ করার প্রয়োজন নেই: কয়েকটি অপরিহার্য ফর্মুলা আয়ত্ত করার মাধ্যমেই আপনি পেশাদার টেমপ্লেট তৈরি করতে, আপনার কর্মপ্রবাহের অংশবিশেষ স্বয়ংক্রিয় করতে এবং আপনার সৃজনশীল প্রকল্পগুলোতে আরও ভালো সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন।

ডিজাইনার এবং সৃজনশীলদের জন্য এক্সেল কেন একটি গুরুত্বপূর্ণ টুল

অনেক লোকের জন্য, এক্সেল হলো এমন একটি গ্রিড যেখানে তারা মাঝে মাঝে কিছু লিখে রাখে।কিন্তু যারা প্রজেক্ট, টিম বা বাজেট পরিচালনা করেন, তাদের জন্য এটি কার্যত একটি বহুমুখী যন্ত্র। ক্রিয়েটিভ স্টুডিও, এজেন্সি, মার্কেটিং বিভাগ এবং ফ্রিল্যান্সারদের মধ্যে, প্রজেক্টের অবস্থা থেকে শুরু করে প্রতিটি ক্লায়েন্টের লাভজনকতা পর্যন্ত সবকিছু নিরীক্ষণ করতে এটি প্রতিদিন ব্যবহৃত হয়।

এক্সেল দিয়ে আপনি পারেন ডেটা বের করুন এবং এটিকে গ্রাফে রূপান্তর করুন প্রবণতা, সমস্যা বা কাজের চাপের আকস্মিক বৃদ্ধি শনাক্ত করতে। এছাড়াও আপনি বিভিন্ন ফাইল বা উৎস (ব্রিফিং, টাইমশিট, ইনভয়েস, রিসোর্স লিস্ট) থেকে ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকা তথ্য সংগ্রহ করে সেগুলোকে একটি একক, সুসংগঠিত ডকুমেন্টে কেন্দ্রীভূত করতে পারেন।

এই সবকিছুর আসল মর্ম হল সূত্র এবং ফাংশনএই ফাংশনগুলোর সাহায্যে আপনি তথ্য গুছিয়ে নিতে, জটিল গণনা করতে, প্রাসঙ্গিক ডেটা ফিল্টার করতে এবং এমন সব প্যাটার্ন দেখতে পারেন যা অন্যথায় অলক্ষিত থেকে যেত। সমস্যা হলো, নতুনদের জন্য, শুধু এক্সেল খোলা এবং এর সক্ষমতাগুলোকে পুরোপুরি কাজে লাগানোর মাঝে এই ফাংশনগুলোই প্রায়শই প্রধান বাধা হয়ে দাঁড়ায়।

উপরন্তু, এক্সেলে অন্তর্ভুক্ত ৪০০টিরও বেশি ফাংশন আপনার জানার প্রয়োজন নেই।গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি হলো অল্প কিন্তু অত্যন্ত শক্তিশালী কিছু ফাংশন আয়ত্ত করা এবং সেগুলোকে কার্যকরভাবে একত্রিত করার পদ্ধতি বোঝা। বাকি কাজের জন্য, আপনি এক্সেলের বিল্ট-ইন ফাংশন উইজার্ড ব্যবহার করতে পারেন, যা আপনাকে সঠিক ফর্মুলা খুঁজে পেতে সাহায্য করে, এবং অটোকমপ্লিট ব্যবহার করতে পারেন, যা টাইপ করার সময় বিভিন্ন ফাংশন ও কাঠামোর পরামর্শ দেয়।

এই নির্দেশিকাটি ধরে নেয় যে আপনার প্রাথমিক বিষয়গুলো ইতিমধ্যেই জানা আছে।নতুন ওয়ার্কবুক খোলা, ওয়ার্কশিটগুলোর মধ্যে যাতায়াত করা, সেলে ডেটা প্রবেশ করানো, ফরম্যাটিং পরিবর্তন করা, এবং এর বাইরে সামান্য কিছু বিষয়। আপনি যদি এখনও এসব নিয়ে সমস্যায় পড়েন, তবে প্রথমে এক্সেলের মৌলিক বিষয়গুলোর সাথে পরিচিত হয়ে নেওয়া ভালো। সবচেয়ে ভালো হয় যদি আপনি এক্সেল ২০১৩ বা এর পরবর্তী কোনো সংস্করণ (মাইক্রোসফট ৩৬৫ সহ) ব্যবহার করেন, যেখানে আমরা যে ফাংশনগুলো নিয়ে আলোচনা করব তার সবই পাওয়া যায় অথবা সেগুলোর আধুনিক বিকল্প রয়েছে।

মৌলিক কার্যক্রম যা প্রত্যেক সৃজনশীল ব্যক্তির আয়ত্ত করা উচিত

আরও উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলিতে যাওয়ার আগে, মৌলিক বিষয়গুলি বোঝা গুরুত্বপূর্ণ: সহজ গাণিতিক ক্রিয়াকলাপবাজেট থেকে শুরু করে টাইমশিট পর্যন্ত, প্রায় যেকোনো স্প্রেডশিটের জন্য এগুলোই হলো প্রাথমিক ভিত্তি।

এক্সেলে, যোগফলটি এমন একটি ফাংশনবিয়োগ, গুণ এবং ভাগ অপারেটর ব্যবহার করে করা হয়। এই চারটি স্তম্ভে দক্ষতা অর্জন করলে আপনি আত্মবিশ্বাসের সাথে দীর্ঘ সূত্র তৈরি করতে পারবেন।

সুমাস SUM ফাংশনটি একক সেল এবং সম্পূর্ণ রেঞ্জ উভয়ই গ্রহণ করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি A কলামের আইটেমগুলো যোগ করে একটি প্রকল্পের মোট পরিমাণ জানতে চান, তাহলে আপনি =SUM(A1:A50)-এর মতো কিছু ব্যবহার করবেন। এটি আপনাকে মুহূর্তের মধ্যে প্রিন্টিং, লাইসেন্স, ফি ইত্যাদির মোট খরচ জানিয়ে দেবে।

পাড়া বিয়োগ এর জন্য কোনো নির্দিষ্ট ফাংশনের প্রয়োজন নেই; কেবল সেল বা ভ্যালুগুলোর মধ্যে মাইনাস চিহ্নটি ব্যবহার করুন: =A2-A3। উদাহরণস্বরূপ, কোনো কাজের অনুমোদিত বাজেট এবং প্রকৃত খরচের মধ্যে পার্থক্য হিসাব করার জন্য এটি কাজে আসতে পারে।

ক্ষেত্রে গুণএক্সেল অ্যাস্টারিস্ক (*A1*A3*A5*A8) ব্যবহার করে। এটি ইউনিট এবং হারের উপর ভিত্তি করে পরিমাণ গণনা করার জন্য খুব উপযোগী, যেমন প্রতি ঘণ্টার হারে কাজ করা ঘণ্টা বা প্রতি ইউনিট খরচে মুদ্রিত কপির সংখ্যা।

জন্য বিভাগস্ল্যাশ বার ব্যবহার করা হয়: =A2/C2। কোনো নির্দিষ্ট প্রকল্পে ডিজাইন করা প্রতিটি যন্ত্রাংশের গড় খরচ বা গড় বিলযোগ্য ঘণ্টাপ্রতি মূল্যের মতো অনুপাত বের করার জন্য এই প্রক্রিয়াটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

মনে রাখবেন যে এক্সেল প্রমিত গাণিতিক ক্রম মেনে চলে।প্রথমে গুণ ও ভাগ, তারপর যোগ ও বিয়োগ। যদি আপনি এই ক্রমটি পরিবর্তন করতে চান, তাহলে প্রথম বন্ধনী ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, =(A1+C2)*C7/10+(D2-D1) এর মতো একটি সূত্রে, আপনি প্রথমে কোনটি গণনা করা হবে তা নিয়ন্ত্রণ করেন এবং বিভ্রান্তিকর ফলাফল এড়িয়ে চলেন।

ডেটা বিশ্লেষণের ফাংশন: গড়, সর্বোচ্চ এবং সর্বনিম্ন

একবার আপনি মৌলিক কাজগুলো আয়ত্ত করে ফেললে, পরবর্তী ধাপে যাওয়ার সময় হবে। এমন ফাংশন যা আপনাকে তথ্য সংক্ষিপ্ত করতে সাহায্য করেগড়, সর্বোচ্চ এবং সর্বনিম্ন মান। এগুলো ক্যাম্পেইনের ফলাফল, ডেলিভারির সময় বা প্রকল্পের খরচ বিশ্লেষণের জন্য অত্যন্ত উপযোগী।

ফাংশন গড় একগুচ্ছ সেলের গাণিতিক গড় নির্ণয় করে। এর গঠন খুবই সরল: =AVERAGE(range)। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি পরপর বিভিন্ন প্রকল্পে ব্যয় করা ঘন্টা রেকর্ড করে থাকেন, তাহলে =AVERAGE(A2:B2) ব্যবহার করে আপনি জানতে পারবেন যে আপনি সাধারণত একটি নির্দিষ্ট ধরণের প্রকল্পে কত ঘন্টা ব্যয় করেন, যা বাজেট এবং সময়সীমা পরিমার্জনের জন্য খুবই উপযোগী।

আপনি যদি দাম জানতে আগ্রহী হন সর্বোচ্চ একাধিক ডেটার জন্য (উদাহরণস্বরূপ, আপনার পোর্টফোলিওতে সর্বাধিক ভিজিটের দিন বা সর্বোচ্চ বিনিয়োগের ক্যাম্পেইন), উপযুক্ত ফাংশনটি হলো MAX: =MAX(cells)। আপনি সম্পূর্ণ রেঞ্জ ব্যবহার করতে পারেন, যেমন =MAX(A2:C8), অথবা সেল এবং স্বতন্ত্র সংখ্যা মিশ্রিত করতে পারেন।

এছাড়াও, MIN এর এটি আপনাকে সর্বনিম্ন মানটি বলে দেয়: =MIN(cells)। এটি আপনাকে আপনার সবচেয়ে সস্তা প্রজেক্ট, সর্বনিম্ন আয়ের মাস, বা সবচেয়ে খারাপ পারফর্ম করা ক্যাম্পেইন শনাক্ত করতে সাহায্য করে, যা আপনাকে নির্ধারণ করতে সাহায্য করবে যে কোন ধরনের কাজ গ্রহণ করা লাভজনক নাও হতে পারে।

ফর্মুলায় ত্রুটি ব্যবস্থাপনা: IFERROR

যখন আপনি আরও জটিল ফর্মুলা একসাথে ব্যবহার করতে শুরু করেন, তখন এই ধরনের বার্তা দেখা খুবই সাধারণ। #ডিভি/০! অথবা অনুরূপ। এই ত্রুটিগুলো শুধু স্প্রেডশিটের সৌন্দর্যই নষ্ট করে না, বরং অন্যান্য ফর্মুলা যদি এগুলোর উপর নির্ভরশীল হয়, তবে তা একাধিক ত্রুটির সূত্রপাতও করতে পারে।

এটি প্রতিরোধ করার জন্য, এক্সেলে একটি ফাংশন অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। হ্যাঁ। ত্রুটিএই ফাংশনটি আপনাকে নিয়ন্ত্রণ করতে দেয় যে, কোনো ফর্মুলা ত্রুটি দেখা দিলে কী প্রদর্শিত হবে। এর সাধারণ গঠনটি হলো: =IFERROR(operation; value_if_error)। অর্থাৎ, প্রথমে আপনি যে ফর্মুলাটি মূল্যায়ন করতে চান তা লিখবেন, এবং তারপরে কিছু ভুল হলে কী প্রদর্শন করা হবে তা নির্দিষ্ট করবেন।

ধরুন, আপনি একটি পরিসর থেকে নেওয়া সর্বোচ্চ মানকে সর্বনিম্ন মান দিয়ে ভাগ করছেন, এবং সেই সর্বনিম্ন মানটি শূন্য বা অস্তিত্বহীনও হতে পারে। সেক্ষেত্রে আপনি এইরকম কিছু ব্যবহার করতে পারেন: =IFERROR(MAX(A2:A3)/MIN(C3:F9),"There has been an error"). সবকিছু ঠিকঠাক থাকলে আপনি গণনার ফলাফল দেখতে পাবেন।অন্যথায়, সেলটিতে আপনার লেখা নিজস্ব বার্তাটি প্রদর্শিত হবে।

শর্ত ও সিদ্ধান্ত: IF ফাংশন

ফাংশন SI এটি সম্ভবত এক্সেলের সবচেয়ে শক্তিশালী এবং বহুমুখী সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি। এটি আপনাকে অনুমতি দেয় স্বয়ংক্রিয় সিদ্ধান্ত গ্রহণ একটি নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হয়েছে কি না, তার উপর নির্ভর করে।

এর মৌলিক কাঠামোটি হলো: =IF(condition; value_if_true; value_if_not_true)। এই শর্তটি টেক্সট, সংখ্যা, তারিখ বা এমনকি অন্য কোনো ফর্মুলার তুলনাও হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি প্রজেক্ট টেবিলে তারিখ পার হয়ে গেলে "DELIVERED" এবং এখনও পেন্ডিং থাকলে "PENDING" প্রদর্শন করতে পারেন।

অবস্থান ডেটার ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা একটি সাধারণ উদাহরণ হবে: =IF(B2="Madrid", "Spain", "Other country")। এখানে, যদি সেল B2-তে হুবহু “মাদ্রিদ” লেখাটি থাকেএক্সেল 'স্পেন' রিটার্ন করবে; অন্যথায়, এটি 'অন্যান্য দেশ' দেখাবে। গ্রাহকদের উৎস অনুসারে শ্রেণীবদ্ধ করতে, বাজার অনুযায়ী ক্যাম্পেইন ফিল্টার করতে, বা ফলাফল বিভাজন করতে এটি খুবই উপযোগী।

একাধিক IF ফাংশন একত্রিত করে অথবা সেগুলোকে অন্যান্য ফর্মুলার সাথে নেস্ট করে, আপনি বেশ জটিল নিয়ম তৈরি করতে পারেন; যেমন—অলাভজনক প্রজেক্টগুলোকে লাল রঙে চিহ্নিত করা, দেরিতে ডেলিভারিগুলোকে হাইলাইট করা, অথবা ক্লায়েন্টের ধরন অনুযায়ী লেবেল নির্ধারণ করা।

শর্তসাপেক্ষে গণনা ও যোগফল: COUNTA, COUNTIF, এবং SUMIF

ডিজাইনার এবং সৃজনশীল ব্যক্তিদের জন্য আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ কার্যাবলী হলো সেগুলো যা তারা নির্দিষ্ট শর্তাধীনে তথ্য গণনা বা যোগ করে।ম্যানুয়ালি ফিল্টার না করেই কাজ, গ্রাহক এবং উৎপাদিত যন্ত্রাংশ ট্র্যাক করার জন্য এগুলো আদর্শ।

ফাংশন গণনা করা হবে একটি রেঞ্জের মধ্যে কতগুলো সেল খালি নয় তা গণনা করে, সেগুলোতে সংখ্যা বা টেক্সট যা-ই থাকুক না কেন। উদাহরণস্বরূপ, =COUNTA(A:A) আপনাকে বলে দেবে যে প্রজেক্ট, ক্লায়েন্ট তালিকা, বা সৃজনশীল রেফারেন্সের একটি কলামে কতগুলো এন্ট্রি আছে, এবং এটি খালি সেলগুলোকে উপেক্ষা করে।

যদি তুমি আরও এক ধাপ এগিয়ে যেতে চাও এবং শুধুমাত্র সেই সেলগুলো গণনা করুন যেগুলো একটি মানদণ্ড পূরণ করে।এরপর COUNTIF-এর ভূমিকা আসে। এর গঠনটি হলো: =COUNTIF(range; criteria)। একটি সাধারণ উদাহরণ হলো: =COUNTIF(C2:C;"Pepe"), যা ম্যানেজার, লেখক বা পরিচিতিদের কোনো কলামে একটি নির্দিষ্ট নাম কতবার এসেছে তা গণনা করবে।

শর্তাধীন যোগফলের ক্ষেত্রে মূল সূত্রটি হলো IF যোগ করুনএটি COUNTIF-এর মতোই কাজ করে, তবে সারি গণনা করার পরিবর্তে, এটি অন্য একটি সংশ্লিষ্ট কলামের মানগুলো যোগ করে। এর সাধারণ সিনট্যাক্স হলো: =SUMIF(criteria_range, criteria, sum_range)।

উদাহরণস্বরূপ, এমন একটি টেবিলে যেখানে কলাম B ক্লায়েন্টের শহর এবং কলাম C প্রকল্পের পরিমাণ নির্দেশ করে, সেখানে আপনি ব্যবহার করতে পারেন: =SUMIF(B2:B50,"Madrid",C2:C50)। এই সূত্রটি C থেকে পরিমাণগুলো কেবল তখনই যোগ করা হবে যখন B-তে থাকা শহরটি “মাদ্রিদ” হবে।এর মাধ্যমে আপনি এক নজরে দেখতে পারবেন যে, কোনো নির্দিষ্ট ভৌগোলিক এলাকায় আপনি কত বিল করেছেন।

দ্রুত সিদ্ধান্তের জন্য এলোমেলো সংখ্যা: RANDBETWEEN

এটা বিচ্ছিন্ন ঘটনা বলে মনে হতে পারে, কিন্তু সৃজনশীল পরিবেশে কার্যকারিতা এলোমেলোভাবে। এটা খুব উপকারী হতে পারে। এটা এর জন্য ভালো। দুটি মানের মধ্যে একটি এলোমেলো পূর্ণসংখ্যা তৈরি করুনউদাহরণস্বরূপ, কে প্রকল্প উপস্থাপন করবে তা দৈবচয়নের মাধ্যমে বেছে নেওয়া, কোন ধারণাটি নিয়ে প্রথমে কাজ করা হবে তা স্থির করা, অথবা কর্মশালার অংশগ্রহণকারীদের মধ্য থেকে পুরস্কার লটারি করা।

এর গঠনটি হলো: =RANDBETWEEN(lower_number;upper_number)। একটি সহজ উদাহরণ হলো: =RANDBETWEEN(1;10)। প্রতিবার যখন শীটটি পুনরায় গণনা করা হয় (উদাহরণস্বরূপ, যেকোনো সেল পরিবর্তন করার সময়), উৎপন্ন মান পরিবর্তিত হবেঅভ্যন্তরীণ নির্বাচনে নিয়ন্ত্রিত এলোমেলোভাব আনার এটি একটি দ্রুত উপায়।

তারিখ ব্যবস্থাপনা: দিন, বর্তমান এবং সপ্তাহের দিন

সৃজনশীল প্রকল্প পরিচালনার ক্ষেত্রে ডেডলাইন একটি চিরায়ত মাথাব্যথার কারণ, বিশেষ করে যদি অনেকগুলো মাইলস্টোন, আংশিক ডেলিভারি এবং সংশোধন থাকে। এক্সেলে এমন অনেক ফাংশন রয়েছে যা এই কাজটিকে সহজ করে তোলে। ক্যালেন্ডার এবং সময়সীমা নিয়ে কাজ করা.

ফাংশন ডিআইএএস এই ফাংশনটি দুটি তারিখের মধ্যবর্তী দিনের সংখ্যা নির্দেশ করে। এর গঠনটি হলো: =DAYS(end_date;start_date)। আপনি সরাসরি তারিখ টাইপ করে, যেমন "2/2/2018", ব্যবহার করতে পারেন, অথবা সেল রেফারেন্স করতে পারেন, যেমন =DAYS("2/2/2018",B2)। ব্রিফিং থেকে ডেলিভারি পর্যন্ত কোনো প্রকল্পের প্রকৃত সময়কাল, অথবা কোনো ডেডলাইন পর্যন্ত বাকি থাকা সময় গণনা করার জন্য এটি খুবই উপযোগী।

বিরূদ্ধে এখন আপনি বর্তমান সিস্টেমের তারিখ এবং সময় পাবেন: =NOW()। এর জন্য কোনো প্যারামিটারের প্রয়োজন নেই। প্রতিবার ফর্মুলা পুনরায় গণনা করা হলে বা ফাইলটি পুনরায় খোলা হলে এই ফাংশনটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয় এবং এটি আপনাকে অনুমতি দেয় বর্তমান মুহূর্তটি চিহ্নিত করুন নিয়ন্ত্রণ, লগ বা পরিবর্তনের রেকর্ড পর্যবেক্ষণে।

ফাংশন সপ্তাহের দিন এটি সংখ্যাসূচক বিন্যাসে থাকা একটি তারিখ থেকে সপ্তাহের দিনটি ফেরত দেয়। এর মৌলিক কাঠামোটি হলো: =WEEKDAY(date;account_type)। দ্বিতীয় প্যারামিটারটি নির্ধারণ করে দিনগুলো কীভাবে গণনা করা হবে, এবং বিভিন্ন ফরম্যাটের সাথে মানিয়ে নেওয়ার জন্য এখানে নানা ধরনের বিকল্প রয়েছে।

সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত প্রকারগুলোর মধ্যে আপনি খুঁজে পাবেন:

• 1: ১ (রবিবার) থেকে ৭ (শনিবার) পর্যন্ত নম্বর
• 2: ০ (সোমবার) থেকে ৬ (রবিবার) পর্যন্ত সংখ্যা
• 3: ০ (সোমবার) থেকে ৬ (রবিবার) পর্যন্ত সংখ্যা
• 11: ১ তারিখ (সোমবার) থেকে ৭ তারিখ (রবিবার) পর্যন্ত
• 12: ১ তারিখ (মঙ্গলবার) থেকে ৭ তারিখ (সোমবার) পর্যন্ত
• 13: ১ তারিখ (বুধবার) থেকে ৭ তারিখ (মঙ্গলবার) পর্যন্ত
• 14: ১ তারিখ (বৃহস্পতিবার) থেকে ৭ তারিখ (বুধবার) পর্যন্ত
• 15: ১ তারিখ (শুক্রবার) থেকে ৭ তারিখ (বৃহস্পতিবার) পর্যন্ত
• 16: ১ তারিখ (শনিবার) থেকে ৭ তারিখ (শুক্রবার) পর্যন্ত
• 17: ১ তারিখ (রবিবার) থেকে ৭ তারিখ (শনিবার) পর্যন্ত

সুতরাং, =WEEKDAY(NOW();2) এর মতো কিছু আপনাকে বলে দেবে সপ্তাহের কোন দিন চলছে, যেখানে সোমবারকে ১ থেকে গণনা করা হয়। এটি আপনাকে সাহায্য করতে পারে। কর্মদিবস অনুযায়ী ডেলিভারি সংগঠিত করুন অথবা এমন টেমপ্লেট তৈরি করুন যেখানে নির্দিষ্ট কিছু কাজ শুধু নির্দিষ্ট দিনেই সক্রিয় হবে।

লিঙ্ক ও টেবিলের পুনর্গঠন: হাইপারলিঙ্ক এবং ট্রান্সপোজ

অনেক সৃজনশীল কর্মপ্রবাহে আপনি কাজ করবেন একাধিক বাহ্যিক সরঞ্জাম এবং সংস্থানক্লাউড ফোল্ডার, অনলাইন পোর্টফোলিও, উপকরণ সংগ্রহস্থল ইত্যাদি। আপনার এক্সেল স্প্রেডশিটে এই লিঙ্কগুলি সংযুক্ত করলে নেভিগেশন বা চলাচল করার সুবিধা ব্যাপকভাবে উন্নত হয়।

ফাংশন হাইপারলিঙ্ক এটি আপনাকে যেকোনো সেলকে আপনার ইচ্ছামত টেক্সট সহ একটি ক্লিকযোগ্য লিঙ্কে পরিণত করার সুযোগ দেয়। এর গঠনটি হলো: =HYPERLINK(address;link_text)। উদাহরণস্বরূপ: =HYPERLINK("http://www.google.com";"Visit Google")। এইভাবে, একটি প্রজেক্ট টেবিলে আপনি ফিগমা মকআপ, ক্লাউডের চূড়ান্ত ফাইল, বা অ্যাসেট রিপোজিটরির সাথে লিঙ্ক করা একটি কলাম রাখতে পারেন।

অন্যদিকে, যখন আপনি অন্য উৎস থেকে আমদানি করা ডেটা বা আপনার জন্য উপযুক্ত নয় এমন কাঠামো নিয়ে কাজ করেন, তখন ফাংশনটি ট্রান্সপোজ সে তোমার সেরা বন্ধু। সে কাজে লাগে সারিগুলোকে কলামে এবং কলামগুলোকে সারিতে রূপান্তর করুনএটি একটি অ্যারে ফাংশন, যার অর্থ এটি সেলগুলোর সম্পূর্ণ পরিসরের উপর প্রয়োগ করা হয়।

এটি কাজ করার জন্য, আপনাকে এমন একটি গন্তব্য রেঞ্জ নির্বাচন করতে হবে যার ডাইমেনশন মূল টেবিলের বিপরীত। যদি আপনার মূল টেবিলে ২টি সারি এবং ৪টি কলাম থাকে, তাহলে যে রেঞ্জে আপনি TRANSPOSE প্রয়োগ করবেন সেখানেও ৪টি সারি এবং ২টি কলাম থাকতে হবে। তারপর আপনাকে {=TRANSPOSE(A1:C20)} এর মতো কিছু টাইপ করতে হবে এবং এটিকে একটি অ্যারে ফর্মুলা হিসেবে নিশ্চিত করতে হবে (পুরানো সংস্করণগুলিতে, Ctrl+Shift+Enter দিয়ে)। আমদানি করা ডেটা পুনর্বিন্যাস করার জন্য এটি বিশেষভাবে উপযোগী। অথবা আপনার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত কাঠামো অনুযায়ী তালিকাগুলো সাজিয়ে নিন।

তথ্য পরিষ্কার এবং একত্রিত করার জন্য টেক্সট ফাংশন

ডিজাইন এবং সৃজনশীলতার ক্ষেত্রে, সবকিছু শুধু সংখ্যার উপর নির্ভর করে না। আপনাকে প্রায়শই ক্লায়েন্টের নাম, প্রজেক্টের শিরোনাম, ট্যাগ এবং বিবরণ নিয়ে কাজ করতে হয়। এক্সেলে এমন অনেক টেক্সট ফাংশন রয়েছে যা আপনাকে এই কাজে সাহায্য করে। টেক্সট স্ট্রিংগুলির মধ্যে তথ্য পরিষ্কার করুন, একত্রিত করুন এবং অনুসন্ধান করুন.

ফাংশন প্রতিস্থাপন করুন এটি আপনাকে কোনো লেখার একটি অংশকে অন্য একটি অংশ দিয়ে প্রতিস্থাপন করার সুযোগ দেয়, যেখানে আপনি লেখার অবস্থান এবং কতগুলো অক্ষর সরাতে চান তা নির্দিষ্ট করে দিতে পারেন। এর গঠনটি হলো: =REPLACE(original_text;start_position;number_of_characters;new_text)। উদাহরণস্বরূপ: =REPLACE("Merry Christmas",6;8;"Hanukkah")। এখানে, নতুন লেখাটি ৬ নম্বর অবস্থানে যুক্ত করা হবে এবং এর ফলে সেখান থেকে ৮টি অক্ষর মুছে যাবে।.

যদি আপনি একাধিক পাঠ্যাংশ যুক্ত করতে চান, তাহলে প্রচলিত ফাংশনটি হলো শ্রেণীবদ্ধভাবে সংযুক্ত করাএটি বিভিন্ন সেলের মানগুলিকে একটি একক স্ট্রিং-এ একত্রিত করতে ব্যবহৃত হয়, যা ফাইলের নাম, প্রজেক্ট কোড বা স্বয়ংক্রিয় বিবরণ তৈরি করার জন্য উপযোগী। এর গঠনটি হলো: =CONCATENATE(cell1;cell2;cell3;…)। একটি উদাহরণ: =CONCATENATE(A1;A2;A5;B9)। মনে রাখবেন যে এটি প্যারামিটার হিসেবে পূর্ণ পরিসর গ্রহণ করে না।কিন্তু প্রতিটি সেল সেমিকোলন দ্বারা পৃথক করা।

যখন আপনি অন্য উৎস (ইমেল, পিডিএফ, ওয়েবসাইট) থেকে ডেটা কপি ও পেস্ট করেন, তখন ভুল হয়ে যাওয়া খুবই সাধারণ একটি ব্যাপার। শুরুতে, মাঝখানে বা শেষে অতিরিক্ত স্পেসTRIM ফাংশনটি এর সমাধান করে: =TRIM(cell_or_text)। উদাহরণস্বরূপ, =TRIM(F3) অতিরিক্ত স্পেস ছাড়া F3-এর টেক্সটটি ফেরত দেবে। দেখতে একই রকম কিন্তু অদৃশ্য ফাঁক থাকা টেক্সট খোঁজা বা তুলনা করার সময় ভুল এড়ানোর জন্য এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

অবশেষে, ফাংশন অনুসন্ধান এটি আপনাকে একটি টেক্সটের মধ্যে আরেকটি টেক্সট খুঁজে পেতে সাহায্য করে। এর সিনট্যাক্স হলো: =FIND(search_text;original_text)। যদি এটি খুঁজে পায়, তবে এটি প্রথম মিলের অবস্থানটি ফেরত দেয়; অন্যথায়, এটি একটি এরর ফেরত দেয়। উদাহরণস্বরূপ: =FIND("needle";"haystack")। এটি একটি এরর দেবে, কিন্তু IFERROR-এর সাথে ব্যবহার করে আপনি স্প্রেডশিটকে দৃষ্টিকটু মেসেজে ভরিয়ে না দিয়েই এই ধরনের পরিস্থিতি সামাল দিতে পারেন।

উন্নত টেবিল অনুসন্ধান: VLOOKUP এবং XLOOKUP

যখন আপনার স্প্রেডশিট ডেটা দিয়ে ভরে যেতে শুরু করে, তখন এটি অপরিহার্য হয়ে ওঠে। এতে এমন বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্য অনুসন্ধান করে।সেইখানেই VLOOKUP এবং এর আরও আধুনিক সংস্করণ XLOOKUP কাজে আসে।

VLOOKUP এটি মধ্যম স্তরের ব্যবহারকারীদের মধ্যে সবচেয়ে জনপ্রিয় ফাংশনগুলোর একটি। এর মাধ্যমে আপনি একটি টেবিলের প্রথম কলামে কোনো মান অনুসন্ধান করে একই সারির অন্য একটি কলামের বিষয়বস্তু পেতে পারেন। বাস্তবে, এর মানে হলো আপনি একটি প্রোডাক্ট কোড, একটি প্রজেক্ট আইডি, বা একজন গ্রাহকের নাম প্রবেশ করিয়ে তাৎক্ষণিকভাবে তাদের রেট, স্ট্যাটাস, বা অন্য যেকোনো সংশ্লিষ্ট ডেটা পেয়ে যাবেন।

এর মৌলিক কাঠামোটি হলো: =VLOOKUP(lookup_value;table_range;column_number;[range_lookup])। একটি সাধারণ উদাহরণ হলো: =VLOOKUP(A2;B2:D100;3;FALSE)। এখানে, এক্সেল B2:D100 রেঞ্জের প্রথম কলামে A2 সেলের মানটি খুঁজবে এবং সেই রেঞ্জের তৃতীয় কলাম থেকে ডেটা ফেরত দেবে। FALSE ব্যবহার করে বোঝানো হয় যে আপনি একটি হুবহু মিল চান, যা সুনির্দিষ্ট শনাক্তকারী বা নাম নিয়ে কাজ করার সময় সবচেয়ে বেশি প্রয়োজন হয়।

সার্চএক্স এটি মাইক্রোসফট ৩৬৫ এবং এর সাম্প্রতিক সংস্করণগুলোতে উপলব্ধ একটি আধুনিক সংস্করণ। এটি আরও বেশি নমনীয়, যা আপনাকে কলামের বাম এবং ডান উভয় দিকেই অনুসন্ধান করতে, আরও সহজবোধ্য রেঞ্জ নিয়ে কাজ করতে এবং মান খুঁজে না পাওয়ার মতো পরিস্থিতি আরও ভালোভাবে সামলাতে সাহায্য করে। যদিও আমরা এখানে VLOOKUP-এর উপর মনোযোগ দিচ্ছি কারণ এটি একটি ক্লাসিক ফাংশন, আপনার কাছে XLOOKUP ব্যবহারের সুযোগ থাকলে সেটিও ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়। আপনার নতুন টেমপ্লেটগুলিতে এটি ব্যবহার করা শুরু করুন কারণ এটি অনেক জটিল অনুসন্ধানকে সহজ করে তোলে।

সৃজনশীল কাজে প্রয়োগ করা হলে, এই ফাংশনগুলো তৈরির জন্য উপযুক্ত। রিসোর্স, ক্লায়েন্ট, ফন্ট, কালার প্যালেট বা টেমপ্লেটের ডেটাবেস যেখানে, কোনো কোড বা নাম নির্বাচন করলে, বাকি প্রাসঙ্গিক তথ্যগুলো (মূল্য, অনুমোদিত ব্যবহার, ক্রয়ের তারিখ, ডাউনলোড লিঙ্ক, ইত্যাদি) স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয়ে যায়।

সবগুলো ফর্মুলা একসাথে এক্সেলকে একটি সাধারণ টেবিলের চেয়ে অনেক বেশি শক্তিশালী করে তোলে। এগুলো আপনাকে কাজ স্বয়ংক্রিয় করতে, ভুল কমাতে, আপনার সৃজনশীল কার্যকলাপ বিশ্লেষণ করতে এবং আপনার ব্যবস্থাপনাকে পেশাদার করে তুলতে সাহায্য করে। হিসাবরক্ষক বা প্রোগ্রামার হওয়ার প্রয়োজন ছাড়াই। এগুলো বুঝতে ও অনুশীলন করতে সামান্য প্রাথমিক প্রচেষ্টার মাধ্যমেই আপনি আপনার প্রকল্প, সময় এবং অর্থের উপর কর্মদক্ষতা, স্বচ্ছতা ও নিয়ন্ত্রণ লাভ করবেন।