সোশ্যাল মিডিয়া অনুমোদন প্রবাহ: সবকিছু ঠিক করার জন্য একটি সম্পূর্ণ নির্দেশিকা

আপনি যদি ক্লায়েন্ট, ব্র্যান্ড, অথবা প্রতিষ্ঠানের জন্য সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করেন, তাহলে আপনি অবশ্যই এই মিশ্রণটি অনুভব করেছেন বিশৃঙ্খলা, শেষ মুহূর্তের তাড়াহুড়ো, এবং অবিরাম অনুমোদনযেসব ধারণা ইমেল থ্রেডে শক্তিশালী হয়ে জন্মগ্রহণ করে এবং মারা যায়, যেসব পোস্ট "কারো পর্যালোচনা করার প্রয়োজন" বলে মুলতুবি থাকে এবং যেসব প্রচারণা দুর্বলভাবে সেট আপ প্রক্রিয়ার কারণে গতি হারায়।

ভালো খবর হল এই ব্যাধি অনিবার্য নয়। সু-পরিকল্পিত সামাজিক যোগাযোগ মাধ্যমের অনুমোদন প্রবাহ "ঠিক আছে" এর জন্য বস এবং ক্লায়েন্টদের পিছনে ছুটতে শুরু করে আপনি একটি স্পষ্ট, দ্রুত এবং নিয়ন্ত্রিত সিস্টেম তৈরি করতে পারেন যেখানে প্রত্যেকেই জানে তাদের কী করতে হবে, কখন এবং কোন টুল ব্যবহার করতে হবে। আমরা ধাপে ধাপে এবং বিস্তারিতভাবে দেখব, সেরা অনুশীলন, বাজার সরঞ্জাম এবং ইতিমধ্যেই এর মধ্য দিয়ে যাওয়া দলগুলির বাস্তব-বিশ্বের অভিজ্ঞতা সম্পর্কে আমাদের জানা সবকিছু ব্যবহার করে কীভাবে এই সিস্টেমটি সেট আপ করা যায়।

সোশ্যাল মিডিয়া অনুমোদন প্রবাহ আসলে কী?

একটি সামাজিক যোগাযোগ মাধ্যমের অনুমোদন প্রবাহ হল ধাপ, মানুষ এবং সরঞ্জামের সেট এর মধ্যে কেউ যখন কোনও কন্টেন্ট আইডিয়া প্রস্তাব করে, তখন থেকে শুরু করে ব্র্যান্ডের প্রোফাইলে পোস্টটি চালু (অথবা বাতিল) না হওয়া পর্যন্ত সকলেই অন্তর্ভুক্ত থাকে। কে তৈরি করে, কে পর্যালোচনা করে, কে অনুমোদন করে এবং পুরো প্রক্রিয়াটি কীভাবে সমন্বিত হয় তাও এতে অন্তর্ভুক্ত থাকে।

বাস্তবে, এর অর্থ হল "প্রকাশ" বা "সময়সূচী" চাপার আগে, বিষয়বস্তুটি এটি যাচাই করার জন্য উপযুক্ত ব্যক্তিরাঅভ্যন্তরীণ দল, বিপণন ব্যবস্থাপক, আইন বিভাগ, অথবা ক্লায়েন্ট নিজেই, প্রতিষ্ঠানের ধরণের উপর নির্ভর করে। পূর্ব-সম্মত পর্যালোচনা ছাড়া "অন্তর্জ্ঞান দ্বারা" সোশ্যাল মিডিয়ায় কোনও কিছুই আপলোড করা হয় না।

এজেন্সিগুলিতে, এই অনুমোদন প্রক্রিয়াটি সাধারণত আরও জটিল হয় কারণ ক্লায়েন্ট পক্ষই এতে জড়িত থাকে: ক্লায়েন্টের অভ্যন্তরীণ স্টেকহোল্ডারদের কণ্ঠস্বর এবং ভোটের মাধ্যমেযেসব বিভাগ "তাদের" এলাকা সম্পর্কে বার্তা পর্যালোচনা করতে চায় এবং যেসব পরিচালকরা সবকিছু প্রকাশের আগে দেখতে চায়। যদি ভালোভাবে পরিচালিত না হয়, তাহলে এটি একটি স্থায়ী বাধা হয়ে দাঁড়ায়।

প্রতিটি কোম্পানি তার নিজস্ব পদ্ধতিতে তার সিস্টেম কনফিগার করে, কিন্তু প্রায় সকল সোশ্যাল মিডিয়া কন্টেন্ট অনুমোদনের প্রক্রিয়ার মধ্যে কিছু মিল রয়েছে। মৌলিক কাজের ব্লক যেগুলো সবসময় পুনরাবৃত্তি হয়, কমবেশি স্তর সহ।

অনুমোদন প্রক্রিয়ার মূল উপাদানগুলি

যখন আপনি যেকোনো কাজের অনুমোদনের কর্মপ্রবাহ বিশ্লেষণ করেন, তখন আপনি ধাপগুলির একটি মোটামুটি স্পষ্ট ক্রম দেখতে পান, যা, একটি মৌলিক স্প্রেডশিট বা একটি উন্নত প্ল্যাটফর্মে, সর্বদা একই জিনিসগুলি কভার করে। বিষয়বস্তু চক্রের মুহূর্তগুলি.

একটি সম্পূর্ণ সোশ্যাল মিডিয়া অনুমোদন প্রক্রিয়ায় সাধারণত এই প্রধান উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে: পরিকল্পনা, সৃষ্টি, পর্যালোচনা, সংশোধন এবং প্রকাশনাএকটি দক্ষ ব্যবস্থা এবং একটি নরকীয় ব্যবস্থার মধ্যে পার্থক্য সাধারণত এই পর্যায়গুলি কীভাবে সংযুক্ত করা হয় এবং প্রতিটি ধাপে কারা জড়িত থাকে তার মধ্যে নিহিত।

বিষয়বস্তু পরিকল্পনা। এখানেই প্রচারণা, থিম, উদ্দেশ্য এবং প্রকাশনার ফ্রিকোয়েন্সি সংজ্ঞায়িত করা হয়। এখানেই বিষয়বস্তু চূড়ান্ত করা হয়, যার মধ্যে কোন চ্যানেল ব্যবহার করতে হবে, সুর এবং আনুমানিক তারিখ অন্তর্ভুক্ত থাকে, যা কৌশলটিকে একটি সুনির্দিষ্ট পরিকল্পনায় রূপান্তরিত করে। বাস্তবসম্মত কন্টেন্ট ক্যালেন্ডার.

বিষয়বস্তু তৈরি. এই পর্যায়ে, লেখক, ডিজাইনার এবং সম্পাদকরা ধারণাগুলিকে বাস্তবে রূপান্তরিত করে: কপি, গ্রাফিক্স, ভিডিও, ক্যারোজেল, গল্প ইত্যাদি। এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যে এই সমস্ত কিছু অনুসরণ করে ব্র্যান্ড নির্দেশিকা এবং প্ল্যাটফর্মের প্রয়োজনীয়তা.

বিষয়বস্তু পর্যালোচনা। একবার টুকরোগুলো প্রস্তুত হয়ে গেলে, সেগুলো তাদের সাথে ভাগ করে নেওয়া হয় যাদের প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে: সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজার, মার্কেটিং ম্যানেজার, অন্যান্য সংশ্লিষ্ট বিভাগ, অথবা ক্লায়েন্ট নিজেই। বার্তা, সুর, তথ্যের নির্ভুলতা এবং সম্ভাব্য প্রতিক্রিয়া পর্যালোচনা করা হয়। সুনামের ঝুঁকি অথবা আইনি।

পরিবর্তনের পর্যালোচনা। সংগৃহীত প্রতিক্রিয়ার উপর ভিত্তি করে, সৃজনশীল দল সমন্বয় করে এবং আবার একটির জন্য টুকরোগুলি প্রস্তুত করে দ্বিতীয় এবং চূড়ান্ত পর্যালোচনাখুব ব্যতিক্রমী ক্ষেত্র ছাড়া এখানে কন্টেন্ট বন্ধ করে দেওয়া উচিত।

প্রোগ্রামিং এবং প্রকাশনা। অনুমোদিত হয়ে গেলে, সোশ্যাল মিডিয়া টিম একটি বিশেষায়িত টুলে বিষয়বস্তু নির্ধারণ করে যা নির্ধারিত তারিখ এবং সময়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রকাশিত হবে, অথবা যদি এটি খুব প্রসঙ্গ-সংবেদনশীল বিষয়বস্তু হয় তবে এটি ম্যানুয়ালি চালু করবে।

অনুমোদনের কর্মপ্রবাহের প্রকার: নমনীয় থেকে অতি-নিয়ন্ত্রিত পর্যন্ত

সব দলের একই স্তরের নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজন হয় না। প্রতিষ্ঠানের আকার, শিল্প বা ঝুঁকির স্তরের উপর নির্ভর করে, সোশ্যাল মিডিয়া অনুমোদনের কর্মপ্রবাহ হালকা এবং প্রায় ঐচ্ছিক কিছু থেকে জটিল প্রক্রিয়া পর্যন্ত হতে পারে। একাধিক প্রয়োজনীয় স্বাক্ষর সহ বহু-স্তরের বিপণন.

সঠিক ধরণের অনুমোদন নির্বাচন করা গুরুত্বপূর্ণ: খুব শিথিল এবং ভুলগুলি হয়ে যায়; খুব কঠোর এবং তুমি গতি আর সৃজনশীলতাকে হত্যা করোপেশাদার সরঞ্জামগুলিতে ইতিমধ্যে ব্যবহৃত সবচেয়ে সাধারণ মডেলগুলি হল এগুলি।

ঐচ্ছিক অনুমোদন। আনুষ্ঠানিক অনুমোদন ছাড়াই কন্টেন্ট তৈরি এবং সময়সূচী করা হয়, তবে কিছু পরিচালকের যখনই ইচ্ছা এটি পর্যালোচনা করার বিকল্প থাকে। এটি ছোট দলগুলিতে কার্যকর যেখানে উচ্চ আত্মবিশ্বাস এবং স্পষ্ট স্টাইল নির্দেশিকা.

বাধ্যতামূলক অনুমোদন। কোনও নির্দিষ্ট ভূমিকা (সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজার, ব্র্যান্ড ম্যানেজার, অথবা ক্লায়েন্ট) "গ্রহণ করুন" বোতামে ক্লিক না করে কোনও লেখা প্রকাশিত হয় না। ব্র্যান্ডের যখন প্রয়োজন হয় তখন এটি আদর্শ কঠোর বার্তা নিয়ন্ত্রণ অথবা যখন চাহিদাপূর্ণ ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করা হয়।

বহু-পদক্ষেপ অনুমোদন। ক্লায়েন্ট বা অন্য কোনও ব্যবস্থাপকের কাছে পাঠানোর আগে বিষয়বস্তুটি অভ্যন্তরীণ পর্যালোচনার (যেমন, কৌশলবিদ এবং আইনি) মধ্য দিয়ে যায়। এটি জটিল প্রচারণা, নিয়ন্ত্রিত খাত, অথবা অনেক অভ্যন্তরীণ স্বার্থ সহ বৃহৎ কোম্পানি.

স্বয়ংক্রিয় অনুমোদন। নির্দিষ্ট পূর্বনির্ধারিত নিয়মের (বিষয়বস্তুর ধরণ, পরিমাণ, সংবেদনশীল নয় এমন বিষয়) অধীনে, যদি নির্ধারিত সময়সীমার মধ্যে কেউ মন্তব্য না করে তবে পোস্টগুলিকে অনুমোদিত হিসাবে চিহ্নিত করা হয়। এই মডেলটি সাহায্য করে বৃহৎ পরিমাণে কন্টেন্টকে সহজতর করুন নিয়ন্ত্রণ না হারিয়ে।

ধাপে ধাপে অনুমোদনের কর্মপ্রবাহ ডিজাইন করুন

সোশ্যাল মিডিয়ায় একটি ভালো অনুমোদন প্রবাহ স্থাপন করা কেবল একটি টুল বেছে নেওয়ার বিষয় নয়: এর মধ্যে রয়েছে সংজ্ঞায়িত করা ভূমিকা, নিয়ম, সময় এবং চেকপয়েন্ট আপনার কন্টেন্ট প্রক্রিয়ার মধ্যে। ধারণাটি হল সকলেই জানেন যে কী করা দরকার, কখন এবং কীভাবে অনুমোদনগুলি দৈনন্দিন কার্যক্রমের সাথে খাপ খায়।

নীচে আপনি একটি দেখতে পাবেন ফ্লোচার্ট ডিজাইন এটি খুবই বিস্তৃত এবং আপনি এটিকে আপনার বাস্তবতার সাথে খাপ খাইয়ে নিতে পারেন: আপনি একা একজন ইন্টার্নের সাথে থাকুন, অথবা আপনি একাধিক বিভাগ এবং অভ্যন্তরীণ ক্লায়েন্টদের জড়িত একটি বৃহৎ সংস্থার জন্য একটি সোশ্যাল মিডিয়া টিম পরিচালনা করুন।

১. গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের এবং তাদের ভূমিকা চিহ্নিত করুন

প্রথম জিনিসটি হল কে খেলায় প্রবেশ করবে এবং কোন ক্ষমতায় প্রবেশ করবে তা নির্ধারণ করা। একটি সাধারণ ভুল হল অনেক মানুষ স্পষ্ট ভূমিকা ছাড়াই তাদের মতামত দিচ্ছেন।, যা পর্যায়ক্রমে পরিবর্তন আনে এবং সমগ্র সিস্টেমকে ধীর করে দেয়।

একটি সুস্থ অনুমোদন প্রক্রিয়ায়, এই ধরনের ভূমিকা নির্ধারণ করা সহায়ক, যদিও নামগুলি কোম্পানির উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে: স্রষ্টা, কৌশলবিদ, সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী, প্রকাশক এবং সম্প্রদায় ব্যবস্থাপক.

কন্টেন্ট নির্মাতারা। লেখক, ডিজাইনার, ভিডিওগ্রাফার এবং পোস্ট, গল্প, রিল, ক্যারোসেল ইত্যাদি তৈরির সাথে জড়িত অন্য যে কেউ, বিষয়বস্তুটি সংক্ষিপ্তসার, সুর এবং প্রযুক্তিগত বৈশিষ্ট্যগুলি পূরণ করে তা নিশ্চিত করার জন্য দায়ী।

বিষয়বস্তু কৌশলবিদ। তারাই প্রকাশনাগুলিকে ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য এবং সামগ্রিক ব্র্যান্ড কৌশলের সাথে সংযুক্ত করে। তারা নিশ্চিত করে যে যা প্রকাশিত হচ্ছে তা প্রচারণা এবং ফানেলের মধ্যে এটি বোধগম্যআর এগুলো কেবল বিচ্ছিন্ন ঘটনা নয়।

সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীরা (ক্লায়েন্ট বা বস)। আদর্শভাবে, সর্বাধিক এক বা দুইজন ব্যক্তি তাদের পক্ষ থেকে প্রতিক্রিয়া কেন্দ্রীভূত করবেন। উদাহরণস্বরূপ, একজন ক্লায়েন্ট মার্কেটিং ম্যানেজার বা যোগাযোগ পরিচালক যিনি একত্রিত মন্তব্য, ১০টি আলাদা ইমেল নয়।

প্রকাশনার জন্য দায়িত্বপ্রাপ্তরা। তারা সাধারণত সোশ্যাল মিডিয়া সহকারী বা ম্যানেজার যারা অনুমোদিত কন্টেন্টের সময়সূচী এবং লঞ্চের জন্য দায়ী, সময়সূচী এবং ফর্ম্যাটগুলিকে সম্মান করে। তাদের প্রকাশনা সরঞ্জাম এবং এর অনুমতি.

কমিউনিটি ম্যানেজাররা। যদিও তারা সর্বদা প্রাক-অনুমোদন প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণ করে না, তবুও তাদের সংযম মানিয়ে নিতে, মানসম্মত প্রতিক্রিয়া প্রস্তুত করতে এবং নতুন পোস্টের সাথে যুক্ত মন্তব্যের সম্ভাব্য ঝুঁকি সনাক্ত করতে দৃশ্যমানতার প্রয়োজন হয়।

2. কোন মাইলফলকগুলির জন্য বাধ্যতামূলক অনুমোদন প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন

একবার যখন আপনি জানেন কে খেলছে, তখন সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় এসেছে। কর্মপ্রবাহের ঠিক কোন মুহুর্তে তোমাকে হাত তুলে অনুমোদন চাইতে হবে। প্রতিটি কাজ পর্যালোচনা করে লাভ নেই; বুদ্ধিমানের কাজ হলো স্পষ্ট চেকপয়েন্ট স্থাপন করা।

যদি আপনি কোনও কন্টেন্টের সাধারণ জীবনচক্রটি দেখেন, তাহলে আপনি দেখতে পাবেন যে অনুমোদন সাধারণত সৃষ্টির চূড়ান্ত পর্যায়ে সবচেয়ে ভালোভাবে ফিট করে, যখন আপনার ইতিমধ্যেই পর্যাপ্ত পরিপক্ক টেক্সট এবং ভিজ্যুয়াল রিসোর্স যাতে কেউ পুরোটা বিচার করতে পারে।

একটি মৌলিক রুট এইরকম দেখতে হবে: ধারণা → ক্যালেন্ডার → ভিজ্যুয়াল প্রযোজনা → লেখা → পর্যালোচনার জন্য যৌথ জমা দেওয়াআপনি যত ভালোভাবে বিষয়বস্তুগুলিকে ব্যাচে ভাগ করবেন (উদাহরণস্বরূপ, পুরো মাস জুড়ে), প্রক্রিয়াটি তত বেশি দক্ষ হবে।

প্রাথমিক ব্রিফিং থেকে শুরু করে প্রকাশনাগুলি অনুমোদনের জন্য প্রস্তুত করতে আপনার দলের কত সময় লাগে সে সম্পর্কে খুব স্পষ্ট ধারণা থাকা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এটি আপনাকে... পর্যালোচকদের বাস্তবসম্মত সময়সীমা দিন এবং সময়সূচীকে বিপন্ন করতে পারে এমন বাধাগুলি এড়িয়ে চলুন।

তদুপরি, এই টাইমলাইন ম্যাপটি আপনাকে আপনার দলের ক্ষমতার একটি সৎ ধারণা দেয়: কতজন ক্লায়েন্ট বা ব্যবসার লাইনের জন্য আপনার শক্তিবৃদ্ধি প্রয়োজন এবং কখন তা দিয়ে শুরু করে। নতুন মানুষ বা সরঞ্জাম অন্তর্ভুক্ত করা সার্থক। সিস্টেমের কাছে।

৩. পর্যালোচনার স্পষ্ট সময়সীমা নির্ধারণ করুন (এবং নিশ্চিত করুন যে সেগুলি পূরণ করা হচ্ছে)

একটি অনুমোদন প্রক্রিয়া যা সময়সীমা নির্ধারণ করে না তা শেষ পর্যন্ত একটি চিরন্তন খসড়ার শুদ্ধিকরণস্থলসময়মতো কন্টেন্ট প্রকাশের জন্য, পর্যালোচনা উইন্ডোগুলিকে খুব ভালোভাবে যোগাযোগ করা এবং সম্মান করা আবশ্যক।

একটি সাধারণ অভ্যাস হল, উদাহরণস্বরূপ, 24-48 ঘন্টা যাতে ক্লায়েন্ট বা ম্যানেজাররা কাজগুলো পাওয়ার পর সেগুলো পর্যালোচনা করতে পারেন। যদি তারা সম্মত সময়সীমার মধ্যে সাড়া না দেয়, তাহলে আপনি স্বয়ংক্রিয় অনুমোদন বা কন্টেন্ট পুনঃনির্ধারণের মতো নিয়ম প্রতিষ্ঠা করতে পারেন।

দেরিতে আসার প্রভাব সম্পর্কে সকলের ধারণা থাকা গুরুত্বপূর্ণ: যেসব পোস্ট সরিয়ে ফেলা হয়, যেসব প্রচারণা ট্র্যাক থেকে সরে যায় এবং যেসব ফলাফল ক্ষতিকর হয়। এটি সম্পর্কে কথা বলা সরাসরি পর্যালোচকদের সাহায্য করে। সময়সীমা গুরুত্ব সহকারে নিন এবং এটিকে "গৌণ কিছু" হিসেবে দেখো না।

অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়াগুলিতে, প্রতিটি ধাপ কত সময় নেয় তা পরিমাপ করাও কার্যকর: সৃষ্টি, প্রথম পর্যালোচনা, সমন্বয়, দ্বিতীয় পর্যালোচনা... এইভাবে আপনি সনাক্ত করতে পারবেন যেখানে তোমার কর্মপ্রবাহ সত্যিই আটকে যাচ্ছে (এটা কি ডিজাইন? এটা কি আইনি? এটা কি ক্লায়েন্টের দায়িত্ব?)

অতি-সময়-সংবেদনশীল বিষয়বস্তুর জন্য (ব্রেকিং নিউজ, ট্রেন্ডস, সংকট যোগাযোগ), এটি থাকা মূল্যবান এক্সপ্রেস অনুমোদন সার্কিট এক বা দুজন সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী এবং অনেক কম সময়সীমার সাথে।

৪. সঠিক অনুমোদনের সরঞ্জামটি বেছে নিন

শুধুমাত্র ইমেল, স্প্রেডশিট এবং বিক্ষিপ্ত চ্যাট দিয়ে কন্টেন্ট অনুমোদন পরিচালনা করার চেষ্টা করলে হারিয়ে যাওয়া সংস্করণ, মিশ্র মন্তব্য এবং এমন কিছু প্রকাশ করুন যা আসলে কেউ অনুমোদন করেনিএখানেই বিশেষায়িত সরঞ্জামগুলি খেলা বদলে দেয়।

আজ আপনার কাছে বেশ কয়েকটি সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজমেন্ট প্ল্যাটফর্ম রয়েছে যা পরিকল্পনা, সৃষ্টি, সহযোগিতা এবং অনুমোদনকে একটি একক পরিবেশে একীভূত করে, প্রতিটি পোস্টের জন্য ভূমিকা-ভিত্তিক অনুমতি, প্রাসঙ্গিক মন্তব্য এবং স্ট্যাটাস আপডেট সহ। অনুমোদনের পর স্বয়ংক্রিয় সময়সূচী.

Sked Social, Metricool, ZoomSphere, Fanpage Karma, এবং Buzzmonitor-এর মতো টুলগুলি কমবেশি উন্নত অনুমোদন কর্মপ্রবাহ তৈরি করেছে, বিশেষভাবে এজেন্সি, অভ্যন্তরীণ সোশ্যাল মিডিয়া টিম এবং একাধিক সহযোগী জড়িত ব্র্যান্ডের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।

এই সমাধানগুলির লক্ষ্য হল আপনাকে এক্সেল, হোয়াটসঅ্যাপ, গুগল ডক্স এবং অন্তহীন মিটিং থেকে মুক্ত করা। পরিবর্তে, সবাই লগ ইন করে একটি একক ক্যালেন্ডার এবং একটি কেন্দ্রীয় প্যানেলযেখানে আপনি দেখতে পাবেন কী অনুমোদিত হয়েছে, কী বিচারাধীন, কাদের এটি পর্যালোচনা করতে হবে এবং কী মন্তব্য করা হয়েছে।

অনেক ক্ষেত্রে, আপনি বহিরাগত পর্যালোচকদের (ক্লায়েন্ট, অন্যান্য বিভাগের পরিচালকদের) আমন্ত্রণ জানাতে পারেন তাদের অ্যাকাউন্টে সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস না দিয়ে বা সোশ্যাল মিডিয়া পাসওয়ার্ড শেয়ার না করেই, এইভাবে নিরাপত্তা ঝুঁকি এবং পারমিট সংক্রান্ত সমস্যা.

৫. দল বৃদ্ধির সাথে সাথে প্রবাহ পর্যালোচনা এবং সমন্বয় করুন

অনুমোদনের কর্মপ্রবাহ এমন কিছু নয় যা আপনি একবার ডিজাইন করেন এবং যেমন আছে তেমনই রেখে যান। আপনার ব্যবসা, আপনার ক্লায়েন্ট বেস, অথবা আপনার অভ্যন্তরীণ দল বিকশিত হওয়ার সাথে সাথে আপনার অনুমোদনের কর্মপ্রবাহও বিকশিত হয়। চাহিদা, বাধা এবং ঘর্ষণ বিন্দু নিয়ন্ত্রণ করুন.

সেইজন্যই, অন্তত ত্রৈমাসিকভাবে, সংশ্লিষ্ট সকলের সাথে প্রক্রিয়াটির একটি সংক্ষিপ্ত পর্যালোচনা পরিচালনা করা যুক্তিযুক্ত: কোন অংশগুলি ভালভাবে কাজ করছে, কোথায় জিনিসগুলি আটকে আছে, কোন কাজগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা যেতে পারে, এবং কোন ভূমিকাগুলিকে পুনরায় সংজ্ঞায়িত করা প্রয়োজন?.

কখনও কখনও, সমন্বয়টি ডিজাইনে আরও একজনকে যুক্ত করার মতো সহজ, কে কী অনুমোদন করবে তা পুনর্বণ্টন করা, অথবা এমন বিভাগের সংখ্যা সীমিত করা যা এমন বিষয়বস্তু পর্যালোচনা করে যা আসলে তাদের উপর তেমন প্রভাব ফেলে না।

গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো নমনীয় মনোভাব বজায় রাখা এবং বুঝতে হবে যে অনুমোদনের কর্মপ্রবাহ হল একটি হাতিয়ার যার মাধ্যমে আরও ভালো এবং দ্রুত কন্টেন্ট প্রকাশ করুনএমন কোন পবিত্র আমলাতন্ত্র নয় যা স্পর্শ করা যাবে না।

যদি আপনি ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করেন, তাহলে তাদের কাছে সক্রিয়ভাবে জিজ্ঞাসা করা খুবই সহায়ক যে তারা বর্তমান ব্যবস্থাটি আরামদায়ক বলে মনে করেন কিনা, কী তাদের হতাশ করে এবং কী তাদের অভিজ্ঞতা উন্নত করবে। এই কথোপকথনগুলি, যখন ভালভাবে পরিচালিত হয়, তারা দীর্ঘমেয়াদী সম্পর্ককে শক্তিশালী করে এবং তারা আপনাকে কেবল "সামাজিক মাধ্যম পরিচালনাকারী" হিসেবে নয়, বরং একজন কৌশলগত অংশীদার হিসেবে নিজেকে প্রতিষ্ঠিত করতে সাহায্য করে।

একটি ভালো অনুমোদন কর্মপ্রবাহের প্রকৃত সুবিধা

"সংগঠিত" শোনানোর বাইরেও, একটি সু-পরিকল্পিত অনুমোদন কর্মপ্রবাহ সরাসরি প্রভাব ফেলে ফলাফল, খরচ, সৃজনশীল মান এবং গ্রাহক সম্পর্কএটি কেবল ভুল এড়ানোর বিষয়ে নয়: এটি আরও ভালভাবে এবং কম প্রচেষ্টায় কাজ করার বিষয়ে।

এর একটি বড় সুবিধা হলো কন্টেন্ট প্রকাশ করা। পরিকল্পিত সময়সূচী অনুযায়ীএমন কিছু যা মৌলিক বলে মনে হয় কিন্তু অনেক দলে অবিরাম সংশোধন এবং শেষ মুহূর্তের পরিবর্তনের কারণে প্রায় অসম্ভব হয়ে পড়ে।

সহযোগিতার উপর আরেকটি শক্তিশালী প্রভাব পড়ে: যখন সবাই তাদের ভূমিকা সম্পর্কে স্পষ্ট থাকে এবং প্রতিক্রিয়া ব্যবস্থা সুসংগঠিত থাকে, তখন একটি বড় অংশ উত্তেজনা এবং অভ্যন্তরীণ শব্দ যা সাধারণত প্রচারণার প্রযোজনার সাথে থাকে।

এবং সম্ভবত সবচেয়ে অবমূল্যায়িত: একটি ভালো অনুমোদন কাঠামো ব্যাপকভাবে উন্নত করে যোগাযোগের মানকম অপ্রয়োজনীয় বিজ্ঞপ্তি, কম ৩০টি বার্তার থ্রেড, কম ভার্সন বিভ্রান্তি। এই সবই বিষয়বস্তু সম্পর্কে আরও ভালোভাবে চিন্তা করার জন্য সময় এবং শক্তি মুক্ত করে।

ক্লায়েন্ট বা ব্যবসার ধরণ যত বাড়ে, এই সুবিধাগুলি তত বাড়ে: একটি দৃঢ় কর্মপ্রবাহ ছাড়া, দলটি ক্ষুদ্র-কাজে আটকে যায় এবং সোশ্যাল মিডিয়া একটি ক্রমাগত চাপের উৎস কৌশলগত চ্যানেলের পরিবর্তে।

অনবোর্ডিং কিট এবং ভিজ্যুয়াল ক্যালেন্ডারের সাহায্যে অনুমোদনগুলিকে কীভাবে সহজতর করা যায়

অনুমোদনের জন্য কাজ করার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ মুহূর্ত হল নতুন ক্লায়েন্ট বা অভ্যন্তরীণ দলের সাথে শুরু করা। যদি আপনি শুরু থেকেই প্রক্রিয়াটি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত না করেন, তাহলে পরে সমস্যা দেখা দেবে। ভুল বোঝাবুঝি, ভগ্ন প্রত্যাশা এবং দ্বন্দ্ব কে কী সিদ্ধান্ত নেয় সে সম্পর্কে।

অতএব, একটি ভালো অনবোর্ডিং সিস্টেম স্থাপন এবং ভাগ করা ভিজ্যুয়াল ক্যালেন্ডারের সাথে কাজ করা দুটি অত্যন্ত শক্তিশালী কৌশল যা প্রতি মাসে "আগুন নেভাতে" না গিয়ে প্রথম দিন থেকেই অনুমোদনগুলি সুষ্ঠুভাবে প্রবাহিত হয় তা নিশ্চিত করে।

১. একটি অনবোর্ডিং কিট তৈরি করুন যা প্রক্রিয়াটি ব্যাখ্যা করে

প্রতিটি নতুন ক্লায়েন্ট বা অভ্যন্তরীণ বিভাগের জন্য একটি স্বাগত কিট বা ডসিয়ার প্রস্তুত করা শুরু থেকেই প্রত্যাশাগুলিকে সামঞ্জস্য করতে সাহায্য করে। এই নথিতে স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করা উচিত স্পষ্ট, সহজলভ্য এবং শব্দার্থক শব্দমুক্ত তোমরা একসাথে কিভাবে কাজ করবে?

একটি সংক্ষিপ্ত দলের ভূমিকা অন্তর্ভুক্ত করা ভালো, কে কী করে, প্রতিটি ব্যক্তি কীভাবে যোগাযোগ করে, এবং ক্লায়েন্ট প্রতিক্রিয়ার সময়, রিপোর্টিং ফ্রিকোয়েন্সি এবং নেটওয়ার্ক পরিষেবার পরিধি.

সাধারণ পরিকল্পনা এবং সময়সীমা বিস্তারিতভাবে উল্লেখ করাও যুক্তিযুক্ত: কতগুলি মাসিক পোস্ট করা হবে, কোন নেটওয়ার্কগুলি অন্তর্ভুক্ত করা হবে, প্রচারণাগুলি কীভাবে সংগঠিত হবে এবং কী দিয়ে বিষয়বস্তুর সময়সূচী একটি গতিতে উপস্থাপন করা হবে.

যদি আপনি কোন সহযোগী টুল (যেমন Sked Social বা অনুরূপ কিছু) ব্যবহার করেন, তাহলে ব্যবহারকারীদের কীভাবে লগ ইন করতে হয়, প্রতিটি ব্যবহারকারী কী দেখতে পারে, কোথায় পোস্ট অনুমোদিত হয় এবং কীভাবে প্রয়োজন ছাড়াই মন্তব্য করতে হয় তা শেখানোর জন্য কিটটির সুবিধা নিন... মেনু এবং বিজ্ঞপ্তির মধ্যে হারিয়ে যাওয়া.

পরিশেষে, অনুমোদন প্রক্রিয়াটিকে একটি ছোট দৃশ্যমান রূপরেখার মাধ্যমে নথিভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ: পদক্ষেপ, আদর্শ সময়সীমা, প্রতিটি পক্ষের ভূমিকা, বিলম্বের প্রভাব এবং মৌলিক নিয়ম (যেমন, সর্বাধিক দুই রাউন্ডের কাঠামোগত পরিবর্তন)।

২. একটি ভাগ করা ভিজ্যুয়াল কন্টেন্ট ক্যালেন্ডার ব্যবহার করুন

ক্যালেন্ডার ভিউ ছাড়া তারিখ, প্রচারণা এবং ফর্ম্যাট পরিচালনা করা বিশৃঙ্খলার আমন্ত্রণ। একটি ভিজ্যুয়াল প্ল্যানার আপনাকে এক নজরে দেখতে দেয় যে প্রতিদিন কী চলছে, কোন প্রচারণাগুলি ওভারল্যাপ করে এবং যেখানে আপনার ফাঁক বা স্যাচুরেশন আছে.

অনেক সোশ্যাল মিডিয়া টুলের মধ্যে একটি ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ ক্যালেন্ডার থাকে যেখানে আপনি পোস্ট টেনে আনতে পারেন, সময়সূচী পরিবর্তন করতে পারেন, প্রতি প্রচারণায় ট্যাগ যোগ করতে পারেন এবং সৃজনশীল জিনিস কল্পনা করুন এবং একসাথে কপি করুনএটি যেকোনো পর্যালোচকের জন্য পর্যালোচনা প্রক্রিয়াটিকে অনেক বেশি স্বজ্ঞাত করে তোলে।

যখন ক্লায়েন্ট বা ম্যানেজাররা কন্টেন্টটি ফিডে যেভাবে প্রদর্শিত হবে তার প্রায় একই রকম ফর্ম্যাটে দেখেন, তখন তাদের পক্ষে দরকারী প্রতিক্রিয়া জানানো সহজ হয়: তারা পোস্টের ক্রম, প্রচারমূলক এবং মূল্যের অংশের মধ্যে ভারসাম্য, অথবা ভিজ্যুয়াল ধারাবাহিকতা সম্পর্কে মন্তব্য করেন।

তদুপরি, বহিরাগত পর্যালোচকদের এই সময়সূচীতে নিয়ন্ত্রিত অ্যাক্সেস প্রদানের ফলে তারা আপনার উপস্থিতি ছাড়াই বাস্তব সময়ে অগ্রগতি অনুসরণ করতে পারবেন। স্ক্রিনশট বা পাওয়ারপয়েন্ট ফরোয়ার্ড করা প্রতি তিনজনের জন্য।

এই ধরণের সিস্টেমের সাহায্যে, আপনি "অনুমোদনের অপেক্ষায়" থাকা অবস্থায়ও কন্টেন্ট নির্ধারণ করতে পারেন এবং অনুমোদন পাওয়ার পরে টুলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি চালু করতে পারে, বন্ধ করে দেয় ধারণা থেকে প্রকাশনা পর্যন্ত সম্পূর্ণ চক্র.

৩. সংশোধনের সংখ্যার স্পষ্ট সীমা নির্ধারণ করুন

যেকোনো অনুমোদনের কর্মপ্রবাহে সবচেয়ে বড় সময় নষ্টকারী বিষয়গুলোর মধ্যে একটি হলো অবিরাম সংশোধন: অবিরাম এদিক-ওদিক, ব্যক্তিগত রুচির কারণে ছোটখাটো পরিবর্তন, এবং বেশ কয়েকজন পর্যালোচকের মধ্যে পরস্পরবিরোধী বার্তা.

সমাধানের মধ্যে রয়েছে প্রতি টুকরো বা ব্যাচের কন্টেন্টের জন্য কতগুলি পরিবর্তন গ্রহণযোগ্য তা আগে থেকেই নির্ধারণ করা। উদাহরণস্বরূপ: মৌলিক সমন্বয়ের জন্য একটি প্রাথমিক পর্যালোচনা (বার্তা, পদ্ধতি, কৌশলগত ফিট) এবং বিশদ পালিশ করার জন্য দ্বিতীয় রাউন্ড এবং বন্ধ।

যখন সবাই জানে যে পর্যালোচনার সংখ্যা সীমিত, তখন তারা তাদের মন্তব্যগুলিকে আরও ভালভাবে কেন্দ্রীভূত করার প্রবণতা রাখে: তারা কী পরিবর্তন করতে চায় সে সম্পর্কে সাবধানতার সাথে চিন্তা করার জন্য আরও প্রচেষ্টা করে এবং প্রতি দুই মিনিট অন্তর অন্তর এলোমেলো পরামর্শ পাঠানো এড়িয়ে চলুন.

অধিকন্তু, এই রাউন্ডগুলির বাইরে যে কোনও অতিরিক্ত পরিবর্তনের সাথে সময়সীমা বা খরচের পরিবর্তন জড়িত থাকতে পারে তা স্পষ্ট করে দেওয়া নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে প্রক্রিয়াটি সম্মানিত এবং এটাকে ইচ্ছাকৃতভাবে চালনিতে পরিণত হতে দিও না।.

৪. পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করুন এবং সৃজনশীল কাজগুলির জন্য মনোযোগ সংরক্ষণ করুন

একজন সিনিয়র সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজারের পক্ষে অনুমোদনের পিছনে ছুটতে বা স্প্রেডশিটে স্ট্যাটাস ম্যানুয়ালি আপডেট করার জন্য সময় নষ্ট করা কোনও অর্থহীন কাজ নয়। অন্য কিছু... অনুস্মারক, স্থিতি পরিবর্তন, বিজ্ঞপ্তি এবং সময়সূচী এটি যতটা সম্ভব স্বয়ংক্রিয় করা উচিত।

আধুনিক সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজমেন্ট টুলগুলি স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহের সুযোগ করে দেয়: যখন একজন স্রষ্টা একটি পোস্ট শেষ করেন, তখন স্ট্যাটাসটি "পর্যালোচনার জন্য প্রস্তুত" তে পরিবর্তিত হয় এবং পর্যালোচক একটি বিজ্ঞপ্তি পান; যখন পর্যালোচক অনুমোদন করেন, তখন সামগ্রীটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে "প্রকাশনার জন্য অনুমোদিত" এবং এটি নির্ধারিত.

নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে কেউ মন্তব্য না করলে নির্দিষ্ট ধরণের সামগ্রী (যেমন, পুনরাবৃত্তিমূলক, ঝুঁকিমুক্ত তথ্যমূলক পোস্ট) স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদিত হওয়ার জন্য নিয়ম স্থাপন করাও সম্ভব, যার ফলে ম্যানুয়াল কাজের পরিমাণ হ্রাস পাবে।

এই অংশগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে, আপনি সত্যিকার অর্থে মানুষের দক্ষতার প্রয়োজন এমন কাজের জন্য সময় খালি করেন: নতুন ধারণা খুঁজে বের করা, কর্মক্ষমতা ডেটা বিশ্লেষণ করা এবং উন্নতি করা। সৃজনশীল গুণমান এবং কৌশল.

তদুপরি, রিপোর্টিং উপাদানটিকে একই সিস্টেমে (স্বয়ংক্রিয় সাপ্তাহিক বা মাসিক প্রতিবেদন) একীভূত করার ফলে প্রত্যেকেই দেখতে পাবে যে কর্মপ্রবাহ কাজ করছে কিনা: প্রতিটি পর্যায়ে কত সময় লাগে, গড়ে কতগুলি পর্যালোচনা রাউন্ড সম্পন্ন হয়, অথবা কোন প্রচারণাগুলি সবচেয়ে বেশি আটকে থাকে।

অনুমোদনের কর্মপ্রবাহ এবং সরঞ্জামগুলির উদাহরণ যা ইতিমধ্যেই এটি মোকাবেলা করে

এই সবকিছুকে পরিপ্রেক্ষিতে দেখার জন্য, বাজারের বিভিন্ন সরঞ্জাম কীভাবে কন্টেন্ট অনুমোদনের দিকে এগিয়ে যায় তা একবার দেখে নেওয়া উচিত। এটি বিজ্ঞাপন সম্পর্কে নয়, বরং বোঝাপড়া সম্পর্কে। ইতিমধ্যেই পরীক্ষিত প্রবাহ মডেল এবং আপনি ঐ প্ল্যাটফর্মগুলি ছাড়াই প্রতিলিপি তৈরি করতে পারেন।

কিছু সমাধান সুনির্দিষ্ট ভূমিকা কাঠামোর উপর নির্ভর করে, কিছু টাস্ক বোর্ডের উপর নির্ভর করে, এবং কিছু সমাধান একীভূত ক্যালেন্ডারের উপর নির্ভর করে যেখানে সবাই একই দৃষ্টিকোণ থেকে কাজ করে। তারা সকলেই যা ভাগ করে তা হল বিষয়বস্তু, মন্তব্য এবং অনুমোদনের স্থিতি কেন্দ্রীভূত করুন.

বিশ্বব্যাপী প্ল্যাটফর্ম থেকে শুরু করে আরও এজেন্সি-ভিত্তিক সরঞ্জাম পর্যন্ত সংস্থাগুলি পোস্ট স্ট্যাটাস (মুলতুবি, অনুমোদিত, প্রত্যাখ্যাত), ক্লায়েন্টের ভূমিকা, নিবন্ধন ছাড়াই ইমেল পর্যালোচনা এবং সময় বাঁচাতে ব্যাচ অনুমোদন.

সব ক্ষেত্রেই, প্যাটার্নটি একই রকম: "আমি আপনাকে স্ল্যাকের মাধ্যমে লেখা, ইমেলের মাধ্যমে নকশা এবং এক্সেলে ক্যালেন্ডার পাঠাবো" এই বিশৃঙ্খল যাত্রাটি এমন একটি প্রক্রিয়া দ্বারা প্রতিস্থাপিত হয় যেখানে প্রতিটি প্রকাশনা তার ইতিহাস, সংযুক্তি এবং সব মন্তব্য সাজানো হয়েছে.

আকর্ষণীয় বিষয়টি টুলের ব্র্যান্ড নয়, বরং পদ্ধতি: এমন একটি সিস্টেমের উপর বাজি ধরা যেখানে সিদ্ধান্তগুলি দৃশ্যমান, দায়িত্বপ্রাপ্তরা স্পষ্ট এবং সময়সীমা প্রায় স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয়, কারণ সফটওয়্যার নিজেই প্রবাহকে এগিয়ে নিয়ে যায়.

পরিশেষে, অনুমোদনের সাথে লড়াই করে এমন একটি দল এবং নিয়ন্ত্রণে থাকা একটি দলের মধ্যে পার্থক্য সৃজনশীল প্রতিভা নয় (যা গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু সবকিছু নয়), বরং এর সমন্বয় কাঠামো, স্মার্ট নিয়ম এবং সু-ব্যবহৃত সরঞ্জাম যা সহযোগিতাকে তরল এবং পরিচালনাযোগ্য করে তোলে।